SKKN Một số biện pháp góp phần thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử ở trường Tiểu học Phong Thạnh Đông, huyện Giá Rai, tỉnh Bạc Liêu

RƯỜNG TIỂU 
HỌC PHONG THẠNH ĐÔNG – HUYỆN GIÁ RAI – TỈNH BẠC LIÊU..8
1. Phân loại văn bản điện tử theo từng nội dung công việc...8
2. Lưu trữ văn bản điện tử..9
CHƯƠNG IV: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ SƯ PHẠM...10
I. KẾT LUẬN:	.10
II. KIẾN NGHỊ SƯ PHẠM:	.11
PHẦN I: MỞ ĐẦU
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
	Năm học 2008-2009 được Bộ GD&ĐT chọn là “Năm học đẩy mạnh Công nghệ thông tin”. Chỉ thị số 55/2008/CT-BGD&ĐT của Bộ GD&ĐT về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng Công nghệ thông tin trong ngành giáo dục  nêu rõ:
“Công nghệ thông tin là công cụ đắc lực hỗ trợ đổi mới phương pháp giảng dạy, học tập và hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng giáo dục.”
Hiện nay, đa số các trường học đều đã kết nối mạng nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý và giảng dạy đang được nhiều trường học áp dụng rộng rãi.
Thông tin, tài liệu của nhà trường được in ra giấy để lưu trữ đồng thời được lưu trữ tất cả trên máy vi tính để tiện theo dõi, truy suất số l...ăn bản điện tử: 
Lưu trữ văn bản điện tử là những văn bản được tạo ra để lưu giữ bằng phương tiện điện tử (máy tính, các thiết bị điện tử, tin học ...), đảm bảo thể hiện đầy đủ nội dung và thể thức của văn bản.
2. Mục tiêu sử dụng văn bản điện tử.
Sử dụng văn bản điện tử nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý giáo dục, tiết kiệm thời gian nhập liệu, góp phần thực hiện cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của đơn vị.
3. Các chủ trương về ứng dụng công nghệ thông tin.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục và đào tạo được Đảng và Nhà nước rất quan tâm thể hiện qua các văn bản sau:
Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
	Công văn số 11224/BGDĐT-CNTT ngày 23 tháng 10 năm 2007 của Bộ GD&ĐT về việc triển khai email quản lý giáo dục.
Công văn số 12966/BGDĐT-CNTT ngày 10 tháng 12 năm 2007 của Bộ GD&ĐT về việc đôn đốc triển khai CNTT.
	Chỉ thị số 55/2008/CT-BGDĐT ngày 30 tháng 9 năm 2008 của Bộ GD&ĐT về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục giai đoạn 2008-2012.
	Hướng dẫn số 4960/BGDĐT-CNTT ngày 27 tháng 7 năm 2011 của Bộ GD&ĐT hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2011-2012.
Kế hoạch số 638/KH-PGD&ĐT ngày 05/12/2011 của Phòng GD&ĐT Giá Rai về việc thực hiện nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin năm học 2011-2012.
Có thể nói, Đảng và Nhà nước ta có rất nhiều chủ trương, chính sách quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục. Đây là điều kiện hết sức thuận lợi cho các cơ sở giáo dục ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của đơn vị.
II. NỘI DUNG LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ.
1. Lưu trữ văn bản đi.
Tất cả văn bản điện tử gửi đi được lưu trữ đầy đủ song song với văn bản giấy đã được thủ trưởng đơn vị ký.
2. Lưu trữ văn bản đến.
Tất cả văn bản đến được lưu trữ song song với văn bản giấy để... nhân viên, 
 Một trong những nguyên nhân chính là do nhà trường chưa có biện pháp tổ chức một cách khoa học trong việc lưu trữ văn bản điện tử. Đó cũng chính là cơ sở thực tiễn của đề tài này.
CHƯƠNG III
MỘT SỐ BIỆN PHÁP GÓP PHẦN THỰC HIỆN TỐT VIỆC LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC PHONG THẠNH ĐÔNG – HUYỆN GIÁ RAI – TỈNH BẠC LIÊU
Dựa trên những cơ sở lý luận và thực tiễn đã trình bày ở Chương I và Chương II, tôi xin đề xuất một số biện pháp góp phần thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu như sau:
1. Phân loại văn bản điện tử theo từng nội dung công việc.
Phân loại văn bản theo từng nội dung công việc giúp cho người quản lý văn bản dễ dàng tra cứu, tìm lại những văn bản đã lưu trữ một cách nhanh chóng. Những văn bản, biểu mẫu phục vụ cho một công việc nào đó phải được lưu trữ chung vào một folder (thư mục). Ví dụ: Folder “Giáo viên chủ nhiệm giỏi” sẽ chứa những tệp (file) cùng loại như: Quyết định thành lập Ban chỉ đạo, kế hoạch, biên bản kiểm tra phong trào giáo viên chủ nhiệm giỏi, 
Để phân loại được như trên đòi hỏi người quản lý văn bản phải tạo được thói quen lưu trữ văn bản vào đúng folder công việc mà mình đã đặt tên sẵn; nếu như công việc mới phát sinh thì phải tạo mới một folder để lưu file vào đó.
Nghe qua thì việc phân loại văn bản điện tử như trên rất bình thường, nhưng đôi khi do công việc quá nhiều chúng ta lại quên lưu văn bản vào đúng nơi (folder) và sau một thời gian khi muốn tìm lại văn bản đó, ta không thể nào nhớ nổi là đã lưu ở đâu (thậm chí là không thể nhớ lưu văn bản ở ổ cứng máy vi tính hay là USB). Lúc đó sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức để tìm ra văn bản cần sử dụng trong kho dữ liệu lưu trữ lộn xộn. Để phân loại văn bản điện tử có nền nếp và khoa học đòi hỏi người lưu trữ